Managen

Simon is een 5^dejaars Tandheelkunde student die ik een jaar geleden in de cursus Professioneel Gedrag heb gehad. Deze cursus geef ik, samen met een docent van die opleiding, een aantal keer per jaar aan ouderejaars studenten. Het is erop gericht hen te helpen hun activiteiten beter te managen. Vanaf het 4^de jaar is dat voor studenten van deze opleiding best lastig omdat ze dan zelf verantwoordelijk worden voor het beheer van hun patiënten bestand. Ze moeten hun patiënten uitnodigen, nabellen, afspraken maken, afspraken wijzigen, een behandeltraject uitstippelen, prioriteiten stellen enzovoort. Daarnaast gaan alle andere activiteiten zoals opdrachten maken, practica bijwonen en papers schrijven, gewoon door.

Simon kwam onlangs weer bij mij met de mededeling dat hij veel aan de cursus had gehad maar dat zijn problemen toch dieper lagen. Hij had veel last van stress en angst dat afgewisseld werd met neerslachtigheid en moedeloosheid. Deze emotionele achtbaan had veel invloed op zijn functioneren waardoor hij moeite bleef houden met het managen van zijn activiteiten.

Ben ik iets vergeten?

In dergelijke gesprekken vind ik het belangrijk om de concrete situaties te achterhalen waar de student zo mee worstelt. Al snel bleek er een verschil te zijn tussen twee soorten activiteiten. Simon had geen enkel probleem met het behandelen van een patiënt, het volgen van een practicum of het uitvoeren van een andersoortige concrete opdracht in real time. Dit zijn activiteiten die enkel om een uitvoering vragen.

Het ging heel anders met activiteiten waarbij hij strategische keuzes moest maken voor de toekomst. Doordat hij heel veel verschillende activiteiten op zijn bordje had, moest hij ook een plan van aanpak kunnen maken waarbij hij rekening hield met meerdere variabelen (patiënten, behandelplannen, persoonlijke wensen, roosters, deadlines). Dit leverde heel veel stress op.

Toen ik Simon vroeg wat dergelijke activiteiten zo stressvol maakte zei hij voortdurend bezig te zijn met de vraag; “Ben ik iets vergeten?”. We kwamen er op uit dat de stress zat in het feit dat hij die vraag helemaal niet wist te beantwoorden.

Controle

Binnen het onderwerp van zelfmanagement kun je stellen dat deze vraag van wezenlijk belang is. Voor mensen met goede zelfmanagement is het een logische controle vraag op lopende zaken. De vraag is een uiting van de reflectie die we nodig hebben bij de analyse en aanpassing van onze werkprocessen.

Voor mensen zonder controle en dus met gebrekkige zelfmanagement,  is de vraag eerder een soort retorische uiting van paniek. Het is vergelijkbaar met de vraag “is daar iemand?” in een griezelfilm. Er is van alles gaande wat de vraag ontlokt maar het antwoord “ja!” is zo ongeveer het laatste dat je wilt horen.

Onvoorspelbaar

Ik krijg voornamelijk studenten die geen overzicht en controle ervaren. Sommige van hen hebben een ziekte of andersoortige aandoening. Hoewel het ziektebeeld sterk kan variëren, kampen deze mensen bijna altijd met het gevoel overgeleverd te zijn aan totaal onvoorspelbare periodes van fysieke en/of mentale problemen. Ze denken hierin vaak heel anders te zijn dan “gezonde” studenten maar dat is onjuist. Ik krijg ook veel studenten zonder aanwijsbare aandoening die worstelen met hun concentratie of energie niveau en vertwijfeld zijn waarom “het” soms wel lukt en op andere momenten totaal niet. Zij ervaren een vergelijkbare onvoorspelbaarheid.

Beide groepen kunnen totaal niet inschatten hoe de dagen zullen verlopen en weten bijgevolg niet of ze succesvol zullen zijn in het bereiken van een target of deadline. Wanneer deze machteloosheid chronisch wordt, zorgt de voortdurende onzekerheid voor een buitengewoon ellendig gevoel bij de persoon in kwestie.

Machteloosheid en Macht

Al deze studenten voelen zich stuk voor stuk verschrikkelijk. De één is depressief, de ander agressief een derde heeft paniekaanvallen en een vierde persoon is chronisch vermoeid. Machteloosheid is het meest verschrikkelijke gevoel dat we kunnen ervaren. Het is dan ook belangrijk om deze mensen een gevoel van macht weer terug te geven. Dit betekent echter niet dat het gevoel rechtstreeks aangepakt kan worden.

Simon trok een bekende maar, in mijn ogen, verkeerde conclusie door te denken dat zijn gevoel ervoor zorgt dat hij slecht functioneert. Het is precies andersom! Zijn gebrekkig functioneren creëert zijn misère. Het onvermogen om de vraag “ben ik iets vergeten?” te beantwoorden, creëert de emotionele stress die hij ervaart. Er is voor mij daarom, in eerste instantie, geen reden om “dieper” liggende problemen te bevroeden. Hij moet gewoon in staat gesteld worden die vraag te beantwoorden. De betreffende persoonlijke macht is, in principe, vrij eenvoudig te ontwikkelen.

Stap 1: Schep overzicht

Er zijn drie opeenvolgende stappen naar persoonlijke macht; overzicht scheppen – inzicht creëren – controle ontwikkelen. Bij de eerste stap dient men overzicht te krijgen over zijn situatie. Dit betekent dat alle relevante factoren zichtbaar moeten worden. Ik laat de student daarvoor het liefst tijdschrijven. Hij moet alles noteren wat hij doet, wanneer hij dat doet en hoelang hij ermee bezig is.

Hoe onvoorspelbaarder ons leven lijkt hoe nauwkeuriger we dienen te registreren wat er allemaal gebeurt. Alles, zelfs de meest onnozele activiteit, kan relevant zijn (zie ook mijn essay Topje van de ijsberg). Het doel van deze eerste stap is om je omstandigheden, evenals je reacties erop en keuzes erbinnen(!), in beeld te krijgen.

Stap 2: Creëer inzicht

We ervaren vaak chaos terwijl duidelijke patronen te ontwaren zijn. Met name onze reacties op een situatie zijn voorspelbaarder dan we denken. Zo zijn er genoeg studenten die zich vertwijfelt afvragen waar de tijd blijft terwijl ze tegelijkertijd telkens reageren op elke whatsapp, tweet en facebook bericht dat op hun smartphone binnenkomt.

Dergelijke inzichten zijn kenmerkend voor de tweede stap. We scheiden patronen van uitzonderingen en koppelen oorzaken aan gevolgen (“dat geapp kost me meerdere uren per dag en draagt er telkens aan bij dat ik een deadline mis.”). Het resultaat is bijna altijd dat een student inziet dat er helemaal geen sprake is van oncontroleerbare chaos dat hem overkomt maar dat hij zijn eigen chaos creëert.

Stap 3: Ontwikkel controle

Wanneer men inzicht krijgt in de oorzaak-gevolg relaties van hun omstandigheden en de rol die hun eigen gedragingen daarin spelen, krijgt men ook automatisch de mogelijkheid invloed uit te oefenen op die oorzaak-gevolg relaties. Als de eerste twee stappen goed zijn doorlopen, komen de actiemogelijkheden (experimenteren met nieuw gedrag) logischerwijs in het vizier.

Men denkt vaak van alles geprobeerd te hebben om uit de negatieve spiraal te breken maar in werkelijkheid blijven we in een smalle bandbreedte aan gedragingen opereren. Ons gevoel van machteloosheid wordt grotendeels veroorzaakt door de oogkleppen die we op hebben.

Echte zelfmanagement

Zelfmanagement is het vermogen deze stappen te doorlopen en je functioneren er telkens mee te verbeteren. Ze leiden, via de leercyclus, naar steeds hogere niveaus van bekwaamheid. Deze bekwaamheid heeft twee duidelijke uitingsvormen. Ten eerste kunnen we ermee problemen voorkomen. “Ik zie dat ik tot drie keer toe mijn target voor de dag niet heb gehaald vanwege mailtjes waar ik telkens meteen op reageerde. Ik moet mijn mailbox de komende dagen sluiten zodat ik de deadline van volgende week haal”.

Daarnaast kunnen we er ook problemen mee oplossen die we niet konden voorzien. “Ik heb autopech waardoor ik een afspraak misloop. Ik krijg dan niet de informatie die ik nodig heb en zal een belafspraak moeten regelen. Dat wordt dan een uur langer doorwerken”. De voorbeelden verschillen niet wezenlijk van elkaar waardoor je kunt zeggen dat echte zelfmanagement een praktisch probleemoplossend vermogen is.

Registratiesysteem

Het is helder dat een chronisch gebrek aan persoonlijke macht en controle een flinke aanslag doet op iemands zelfvertrouwen. Het is echter een misvatting om te denken dat competente mensen (diegene met macht en controle) competent zijn omdat ze zelfvertrouwen gewoon hebben. Zelfvertrouwen wordt vaak gezien als iets ongrijpbaars wat je “hebt” of “niet hebt”. Maar zelfvertrouwen komt na controle en vereist in eerste instantie iets dat bijzonder grijpbaar is, namelijk een degelijk registratiesysteem.

Management

Simon voelde zich incompetent omdat hij voortdurend worstelde met zijn gemoed. Hij zag niet in dat de praktische insteek van de cursus Professioneel Gedrag erop gericht was zijn zelfmanagement te vergroten zodat hij daadwerkelijk competenter kon worden en bijgevolg zijn gemoed zou verbeteren. Overzicht, inzicht en controle zijn essentiële stappen in elke vorm van management, of dit nu zelfmanagement, timemanagement, projectmanagement of life-management heet.

Het is jammer dat mijn werk soms gezien wordt als vaag psychologisch geklets. Ik ervaar onze psychologische processen net zo concreet en logisch als onze fysiologische processen. Het is allemaal overzichtelijk en inzichtelijk te maken waarbij we soms niet verder hoeven te gaan dan de, ogenschijnlijk, onschuldige vraag of “ik iets vergeten ben”.